Evidování osob v aplikaci Škola OnLine je základem pro další práci se systémem, tj. pro tvorbu rozvrhu, suplování, evidenci hodnocení a docházky, tisk vysvědčení, pro práci s elektronickou třídní knihou, pro evidenci maturit a přijímacího řízení. Evidovat žáky/studenty ve je též nutné i s ohledem na individuální předávání dat na MŠMT. Začít s evidencí Školní matriky je možné kdykoliv, ideálně v září, záleží na každé škole. Kompletní zaevidování žáků/studentů trvá dle velikosti školy zhruba 3 měsíce až 1 rok.
Předpokladem pro správné a úplné evidování osob je mít na příslušných formulářích vyplněné a vybrané role osoby, obory vzdělání, vzdělávací programy a stavy osoby, dále mít správně zaevidovanou školu na formuláři .
Na formuláři postupně zakládáme karty jednotlivým žákům/studentům. Každá karta obsahuje jednotlivé záložky (Osobní údaje, Adresy, Zákonní zástupci žáka/studenta, Předchozí vzdělávání, Probíhající vzdělávání, Další vzdělávání, Praktická výuka (jen pro SŠ), Maturitní a závěrečné zkoušky, absolutorium, Speciální vzdělávací potřeby a Učební plán), u kterých je nutné vyplnit minimálně žlutě zabarvené položky (v rámci sběru dat se předávají na MŠMT), ideální stav je však mít vyplněná všechna pole. Položky předávané na ÚIV jsou evidované s ohledem na historii, důležité je tedy nejenom její správné vyplnění, ale i vztažení ke správnému datu.
Některá pole vybíráme z rozbalovacích seznamů, jiná kliknutím na příslušné ikony.
Poznámka: spravovat historii položek na kartě žáka/studenta a upravovat průběh vzdělávání na mohou i třídní učitelé v případě, že jim administrátor aplikace nastaví parametry aplikace "Umožnit učitelům spravovat historii položek žáka/studenta" a "Umožnit učitelům upravovat průběh vzdělávání žáka/studenta" na hodnotu "ANO".
Každý žák/student má ve evidovanou svoji kartu, dále Přehled žáka/studenta, který zpřístupňuje veškeré informace o dosavadním průběhu studia žáka/studenta (příchod, odchod, opakování apod.), dále uzavřená hodnocení během studia v jednotlivých školních rocích. Uzavřená hodnocení, která se nacházejí v této části formuláře, se pak odtud dostávají na katalogové listy a vysvědčení.
též slouží k individuálnímu nebo hromadnému zakládání PINů, dále k zakládání uživatelských jmen a hesel. Vygenerované PINy předá škola žákům/studentům a jejich zákonným zástupcům, kteří se pak zaregistrují a vytvoří svoje uživatelské jméno a heslo.
Pokud máme založené karty žáků/studentů, můžeme přistoupit na formulář , který slouží k zařazování žáků/studentů do třídy nebo k jejich přesouvání a odchodu ze třídy.
Další kategorií osob jsou zákonní zástupci, které evidujeme na formuláři . Další možností je evidovat je na kartě žáka/studenta na záložce "Zákonní zástupci". Zde můžeme zároveň vytvořit vazbu mezi konkrétním žákem/studentem a jeho zákonným zástupcem.
Další skupiny osob tvoří vyučující, které zakládáme na formuláři .
Posledním formulářem pro evidenci osob je formulář , který využíváme v případě evidování osob typu administrátor, knihovník, ředitel, sekretářka, ale i učitel zájmových útvarů nebo praktického vyučování.