Než přistoupíme k vytváření rozvrhu na nové období školního roku je potřeba provést následujíc kroky:
V případě, že škola využívá Rozvrhy, je třeba mít nastaven parametr aplikace „Použít Rozvrh“ na hodnotu „ANO“. Bližší informace k nastavení parametrů aplikace naleznete v kapitole Parametry aplikace.
Dalším předpokladem pro tvorbu rozvrhu je nadefinované nové období školního roku. Postup nalezneme v kapitole Období roku.
Po nadefinování nového období roku můžeme přistoupit k převodu dat na nový školní rok a převedení číselníků potřebných pro vytváření rozvrhu (Ostatní – Převod dat – Nový školní rok). Jedná se o Předměty, Učitele, Aprobace učitelů, Třídy případně Složení skupin ve třídě, které budou existovat v aktuálním školním roce pro který je rozvrh vytvářen.
Při převodu dat na nový školní rok se automaticky na pozadí založí v novém školním roce prázdná verze rozvrhu s označením „Verze 1“, která je předpokladem k tomu, abychom mohli evidovat úvazky učitelů. Bližší informace k verzím rozvrhu naleznete v kapitole Verze rozvrhu.
Pokud neprovádíme převod dat no nový školní rok neboť zahajujeme práci v aplikaci právě novým školním rokem je třeba mít zaevidované předměty vyučované na dané škole – viz. kapitola Předměty, aprobace učitele tj. oprávněnost učit příslušné předměty viz. kapitola Aprobace učitele a v neposlední řadě rozdělení tříd do skupin např. chlapci/dívky, anglický/německý jazyk. Postup vytvoření skupin v rámci tříd nalezneme v kapitole Dělení třídy.
Pokud máme všechny informace zadány, můžeme začít vytvářet úvazky jednotlivých učitelů a z nich následně sestavit rozvrh. K tvorbě rozvrhu má ve výchozím nastavení přístup pouze uživatel s přidělenou funkcí "administrátor".
Přidělení administrátorského oprávnění uživateli je možné prostřednictvím formuláře Role osoby. Postup nalezneme v kapitole Role osoby.