Předpokladem pro vytvoření rozvrhu je mít evidované žáky/studenty ve Školní matrice, dále učitele. Vytvoření rozvrhu nám umožní dále pracovat s aplikací, tzn. evidovat uzávěrky, suplování. Ideální je začít s vytvářením rozvrhu v srpnu, resp. v lednu (pokud se jedná o 2. pololetí). Vytvořené rozvrhy se zobrazují v aplikaci všem učitelům a v aplikaci Žákovská daným žákům/studentům a učitelům.
Na formuláři je zapotřebí založit si všechny předměty, tj. povinné, povinně volitelné i nepovinné, které se na škole vyučují. Každý předmět musí mít jinou zkratku. V případě, že se jedná o jazykový předmět, zaškrtneme na jeho detailu příznak "Jazykový předmět", tím se vyvolá nabídka cizích jazyků, ze kterých vybereme právě ten, který se v daném předmětu vyučuje.
Na formuláři zadáme všem vyučujícím jejich aprobace, tj. předměty, které na škole vyučují.
Existuje mnoho předmětů, u kterých se třída dělí na dvě a více skupin. Na formuláři můžeme dle potřeby rozdělit jednotlivé třídy (např. TV chlapci/dívky, AJ/NJ).
Nyní máme vše připraveno k tomu, abychom začali vytvářet úvazky. Úvazkem učitele se v aplikaci rozumí vazba mezi učitelem, předmětem, žáky/studenty (třídou) a učebnou. Přepneme se tedy na formulář . Zde založíme všem vyučujícím jejich úvazky. U jednotlivých učitelů se nám budou nabízet na výběr ty aprobace, které jsme si založili na formuláři . Na detailu úvazku vyplníme všechna potřebná pole, zvýšenou pozornost je třeba věnovat četnosti hodin za týden a pro jaké období má být platný.
V případě, že se na škole vyučují zájmové útvary, zaevidujeme je na formuláři (Pozor! Neplést s nepovinnými předměty!). Než přistoupíme k vytváření úvazků zájmových útvarů, zkontrolujeme si na formuláři , zda mají učitelé vyučující zájmový útvar roli "učitel zájmových útvarů". Poté přejdeme na formulář a postupujeme stejným způsobem jako při tvorbě úvazků učitelů u předmětů.
Upozornění: úvazky zájmových útvarů se neobjevují v rozvrhu, ani se netisknou na vysvědčení!
Na formuláři si vytvoříme danou verzi rozvrhu, se kterou budeme pracovat při vytváření rozvrhu. Verzí rozvrhu rozumíme konkrétní podobu rozvrhu, kterou pak budeme aktualizovat rozvrh na zvolené časové období. Využíváme je v situaci, kdy dojde v průběhu období k trvalé změně rozvrhu, ale je žádoucí, aby byla zachována původní definice, nebo pokud se rozvrh v průběhu období pravidelně mění. Máme možnost vytvořit např. dvě různé verze rozvrhu a aktualizovat kalendář danou verzí rozvrhu vždy v příslušné části období. Např. první týden v září se většinou učí podle prozatímního rozvrhu, od 2. týdne se již začíná vyučovat podle rozvrhu, který bude platit po celý školní rok, od 2. týdne tedy zaktualizuje rozvrh dle druhé verze.
Uživatelé aplikace mají možnost zvolit si jednu ze dvou možností, jak vytvářet rozvrh:
1) přímo v aplikaci Škola OnLine
2) pomocí externích generátorů:
Pozor - u všech externích generátorů platí, že je nutné dodržet přesný postup importu (případně exportu) z a do Školy OnLine, popsaný v příslušných kapitolách příručky (odkazy výše) v krajním případě může při nedodržení správného postupu dojít i ke změně dat ve Škole OnLine, což může být pro administrátora aplikace velmi náročné na opravu.