Nejčastější dotazy k evidenci Školní matriky
1. Jak zaeviduji rodné číslo u cizince?
U žáků/studentů, kterým nebylo našimi státními úřady přiděleno rodné číslo (čísla přidělená cizincům provizorně Správou sociálního zabezpečení se neuvádějí), se uvede kód ve tvaru RRNNDDXXXX, kde RR= poslední dvojčíslí roku narození, NN u mužů = MM (pořadové číslo měsíce), u žen MM+50, DD= den narození a za XXXX se dosadí „X“+ trojmístné pořadové číslo přidělené jednoznačně školou, např. X001, X002, X021... Tato čtyřmístná koncovka kódu přiděleného školou musí mít u každého žáka/studenta, kterému byl kód školou přidělen, různé pořadové číslo, a to i v případě, že se datum narození žáků/studentů nebo číslo části školy neshoduje, např. muž narozený 15. 2. 1998 má rodné číslo - 980215/X001.
Toto rodné číslo se pak neuvádí na vysvědčení, údaj u rodného čísla se automaticky proškrtává.
POZNÁMKA: U žáků/studentů, kteří neuvedli rodné číslo, a školu opustili během září, platí stejné podmínky jako u osob, kterým nebylo rodné číslo přiděleno našimi státními úřady. Jediným rozdílem je, že se za XXXX dosadí „Y“+ trojmístné pořadové číslo přidělené jednoznačně školou.
Bližší informace k evidenci cizinců ve školní matrice naleznete v této kapitole.
2. Jak zaeviduji návrat žáka do školy? Mohu použít původní kartu k zaevidování zahájení vzdělávání?
V případě, že žák/student přestoupí na jinou školu a po nějaké době se opět vrátí, jedná se z pohledu školní matriky o nové vzdělávání a je třeba evidenci žáka vést na nové kartě. Aplikace však umožňuje vytvoření kopie karty žáka, prostřednictvím které získáme osobní údaje žáka a nově zaevidujeme pouze zahájení vzdělávání a informace k probíhajícímu vzdělávání.
Postup kopírování karty žáka naleznete v kapitole Kopírování karty žáka/studenta.
3. Jak zaeviduji žáka vzdělávajícího se v zahraničí?
Žák, který plní povinnou školní docházku způsobem uvedeným v §38, musí být zároveň žákem školy zapsané do školského rejstříku. Pokud žák plní povinnou školní docházku ve škole mimo území ČR jsou pravidla pro jeho evidenci v aplikaci následující:
V první řadě je třeba na záložce Probíhající vzdělávání ve školní matrice zaevidovat v poli Způsob plnění školní docházky vzdělávání podle §38 a uložit tento údaj k datu, ke kterému žák zahájil plnění povinné školní docházky v zahraničí.
1) Pokud žák nedochází na pravidelné přezkoušení (minimálně 1x za 2 roky), nezařazujeme jej dle pokynu MŠMT platného od 1.9.2015 pro aktuální kalendářní do třídy a do ročníku.
Pro účely sběru dat je pak žáka automaticky vykazován ve třídě "NNN" a v ročníku "NN"). Není tedy potřeba žádnou takovou třídu zakládat ručně!
Pokud je potřeba promítnout tuto skutečnost do evidence zpětně, je nutné vstoupit na kartu žáka ve školní matrice, zde pomocí tlačítka "Přehled žáka/studenta" (vpravo dole) vstoupit na přehled jeho vzdělávání a zde dle potřeby odmazat řádky s příslušnými školními roky.
2) Pokud žák dochází na pravidelné přezkoušení, ponecháme jej zařazeného ve třídě, abychom mu po přezkoušení mohli vygenerovat vysvědčení. Jak na tisk vysvědčení u žáka vzdělávajícího se podle §38 naleznete na tomto odkazu.
4. Jak ukočím vzdělávání žáka, který se vzdělává podle §38?
Od školního roku 2017/2018 není povinností, aby dítě plnící PŠD způsobem uvdeným v §38 odst. 1 písmeno a), b), nebo d) nebo§38 odst. 2 (tj. v zahraniční škole mimo území ČR, ve škole zřízené při diplomatické misi nebo konzulárním úřadu, v evropské škole nebo formou individuální výuky v zahraničí) bylo v evidenci kmenové školy v ČR (školy zařazené do rejstříku škol a školských zařízení).
Záleží na rozhodnutí zákonných zástupců žáka, zda budou nebo nebudou přihlašovat své dítě v době plnění povinné školní docházky do kmenové školy v ČR.
Ředitel základní školy v ČR nemůže na základě vlastního rozhodnutí a bez písemné žádosti zákonného zástupce vyřadit tpto žáky z evidence školy (ukončit jim docházku do školy) nebo je pouze z důvodu plnění povidnné školní docházky v zahraničí nepřijmout ke vzdělávání.
Pouze zákonný zástupce může žáka písemně odhlásit z kmenové školy. V takovém případě, do položky ukončení vzdělávání ve škole se uvede kód Ukončení docházky v kmenové škole žáka plnícího PŠD podle § 38 ŠZ v zahraničí.
Při ukončení žáka, který nebyl zařazen do třídy a do ročníku a nedocházel na pravidelné přezkoušení a již tímto způsobem splnil 9 let povinné školní docházky postupujeme tak, že vstoupíme do školního roku, kdy byl žák naposledy zařazen do třídy a ukončíme jej k 30.6. s kódem Ukončení povinné ŠD v nižším ročníku nebo bez stupně vzdělání.
5. Jak u žáka nastavím přerušení vzdělávání?
Přerušení vzdělávání nepřichází v úvahu u žáků na základní škole. Je tedy možné zaevidovat přerušení pouze u žáka SŠ, VOŠ a kozervatoří. Při zaevidování přerušení vzdělávání postupujeme standardním způsobem jako při odebírání žáka ze třídy jen s tím rozdílem, že vyplníme mezní datum přerušení a jako kód uvedení Přerušení vzdělávání (viz. obrázek).
Žák zůstává v evidenci školní matriky pro účely sběru dat jen při jeho vyhledávání je třeba brát v úvahu, že se nezobrazuje mezi aktivními žáky. Zařazení žáka do třídy po přerušení vzdělávání řeší dotaz č. 6.
6. Jak zařadím žáka do třídy po přerušení přerušení vzdělávání?
Tento postup naleznete na následujícím odkazu.
7. Jak provedu odebrání žáka ze třídy?
Způsob ukončení vzdělávání žáka se liší v závislosti na druhu ukončení vzdělávání a typu školy, na které se žák vzdělává.
Nejčastější situace a postup jejich řešení při ukončení žáků na ZŠ naleznete zde.
Jak na ukončení žáků SŠ, VOŠ a konzervatoří naleznete na následujícím odkaze.
Poznámka: Ukončení vzdělávání lze nastavit rovněž přímo na kartě žáka a záložce Probíhající vzdělávání. V tomto případě zaevidujete pouze datum ukončení a kód ukončení vzdělávání viz. obrázek.
Způsob zařazení žáka ke vzdělávání se liší v závislosti na důvodu zařazení žáka do třídy a kódu vzdělávání a dále dle typu školy, na které žák zahajuje vzdělávání. Postup je popsán v kapitole Přidání žáka/studenta do třídy.
Postup jak zaevidovat zařazení žáka do třídy po přerušení vzdělávání naleznete v kapitole Zařazení studenta do třídy po přerušení vzdělávání na SŠ.
9. Jak přesunu žáka z jedné třídy do druhé?
Přesunutí žáka do jíné třídy popisuje kapitola Přesun vzdělávání žáka/studenta.
POZNÁMKA: V případě, že přesouváme žáka 1. ročníku, který byl zařazen do nesprávné třídy je třeba přesun provést vždy k datu 1.9.!
Při přesunu žáka do jiné třídy v průběhu školního roku je dále třeba mít napaměti, že v případě, že při přesunu zachováme docházku a hodnocení žáka, vážou se k danému žákovi i předměty, kterým se vyučovat v předchozí třídě a ovlivní tak zobrazení předmětů na výpisu hodnocení ve třídě.
10. Jak zaeviduji změnu příjmení u žáka?
Změnu příjmení žáka provádíme přímo na kartě žáka u položky příjmení a to tak, že původní příjmení změníme a po kliknutí na tlačítko Uložit na kartě žáka dojde k zobrazení následujícího okna, ve kterém v poli Platnost od označíme, od jakého data požadujeme změnu promítnout do evidence.
UPOZORNĚNÍ: Jiná situace nastavává při změně příjmení učitele. Zde je nutno učiteli vytvořit novou kartu s novým příjmení neboť je nutné zachovat historii vztahující se k původnímu příjmení učitele.
11. Jak smažu žáka ze školní matriky?
Ke smazání žáka z evidence školní matriky přistupujeme pouze v případě, že žák nikdy nenastoupil ke vzdělávání na škole, případně za situace, kdy si vytvoříme nežádoucí kopii karty žáka a potřebujeme ji z evidence odstranit.
Prvním krokem při požadavku na smazání žáka je, yhledání karty žáka v Evidenci osob např. dle příjmení. Dále provedete označení záznamu a poté kliknutí na tlačítko Smazat vybrané. Následně se zobrazí dialogové okno dle obr. níže, ve kterém označíme jeden ze dvou nabízených způsobů.
První způsob je vhodný v případě, kdy potřebujeme u žáka odmazat záznam o průběhu vzdělávání v daném školním roce. Takový žák ve školní matrice zůstane, dojde jen k jeho smazání z evidence pro daný školní rok.
Druhá varianta umožňuje definitivní smazání žáka ze školní matriky. Tato akce je nenávratná!
12. Jak opravím chybně zadaný datum zahájení/ukončení vzdělávání žáka?
Editaci data zahájení případně ukončení žáka lze provést na formuláři Přehled žáka studenta. Na tento formulář je možné se dostat několika způsoby a to buďto přímo z karty žáka (kliknutím na tlačítko Přehled žáka/studenta v pravém dolním rohu) nebo z evidence osob a fomuláře Žáci/studenti kliknutím na tlaíčítko 
.
Na tomto formuláři lze pak údaje v poli Dat od/Datum do editovat, postačí pouze dvojklik v poli, ve kterém požadujeme změnu datumu provést. Změnu potvrdíme kliknutím na tlačítko Uložit změny.
UPOZORNĚNÍ: Při změně data ukončení vzdělávání je potřeba mít na paměti, že je nutno změnit i následující záznam v poli Datum od, ke kterému se váže ukončení vzdělávání.
13. Žák přišel z jiné školy ze zahraničí. Jaké IZO školy zaeviduji v aplikaci?
Položku IZO na záložce Předchozí vzdělávání vyplňujeme pouze u žáků SŠ a konzervatoře, ze které se žák hlásí ke vzdělávání. Zpravidla jde o IZO základní školy, z níž žák nastupuje do 1. ročníku SŠ nebo konzervatoře. Pokud žák přestoupí z jedné střední školy na jinou střední školu, uvádí se IZO původní střední školy.
U žáků, kteří absolvovali zahraniční školu, se uvede kód "999999xxx", kde místo xxx se dosadí kód státu podle číselníku RAST - ke stažení na následujícím odkazu https://matrika.msmt.cz/matrikas/default.aspx. Např. kód státu pro školu sídlící na Slovensku bude 999999703.
POZNÁMKA: U žáků, kteří se hlásí z české školy, jejíž IZO nelze zjistit (např. škola již zanikla), lze uvést pomocný kód "000000203"
14. Na záložce adresa nejde zadat adresa pomocí našeptávače.
Zkontrolujte, zda máte na záložce Adresy v poli Stát bydliště vyplněnou položku Česká republika neboť našeptávač je funkční pouze v případě, že tato položka je zobrazena. Pokud údaj chybí, vyberte jej z číselníku státu, záznam uložte a pokračujte v zadávání adresy kliknutím v poli Ulice nebo případně postupujte přes Část obce.
Postup při zadávání adresy je popsán v kapitole Adresy.
15. U žáka nemám zaevidované opakování ročníku přestože žák ve skutečnosti opakuje ročník. Jak provedu opravu?
V případě, že Vám u žáka, který opakujem ročník chybí údaj o opakování ročníku, je možno jej doplnit na Přehledu žáka/studenta ve sloupci Stav vzdělávání. Na tento formulář je možné se dostat několika způsoby a to buďto přímo z karty žáka (kliknutím na tlačítko Přehled žáka/studenta v pravém dolním rohu) nebo z evidence osob a fomuláře Žáci/studenti kliknutím na tlaíčítko . Poté poklikáním v poli Stav vzdělávání zvolíme typ Opakování ročníku z prospěchových důvodů případně Opakování ročníku ze zdravotních důvodů a záznam uložíme kliknutím na tlačítko Uložit změny.
16. Nelze ukončit žáka, datum není v platném období
Toto upozornění se zobrazuje obvykle v případě, kdy je žák zařazen do třídy v aktuálním školním roce a my jej požadujeme ukončit v předchozím školním roce. Žáka jsme si např. převedli do třídy v rámci Převodu dat na nový školní rok ještě předtím než jsme provedli ukončení žáků, kteří přestupují na jinou školu.
Situaci vyřešímě tak, že vstoupíme na formulář Přehled žáka/studenta (na tento formulář je možné se dostat několika způsoby a to buďto přímo z karty žáka (kliknutím na tlačítko Přehled žáka/studenta v pravém dolním rohu nebo z evidence osob a fomuláře Žáci/studenti kliknutím na tlaíčítko ) a následně označíme a smažeme nežádoucí zázanm o zařazení do třídy. Poté můžeme provést ukončení žáka standardním způsobem.
17. Jak hromadně nastavením u žáků 1. tříd položku Počet let splněné školní docházky k datu zahájení vzdělávání?
1. Vyfiltrujte si požadovanou první třídu (třídy) v menu Evidence osob - Školní matrika - Žáci/studenti.
2. Do podmínky na Filtru u Třídy na formuláři např. Začíná na I. Klikněte na tlačítko Zobrazit.
3. Po zobrazení seznamu žáků ve třídě u tlačítka Vyvolat akci pod seznamem žáků zvolte možnost „Hromadné nastavení položek“ viz. obrázek.
4. V následujícím kroku v poli Položka vyberte možnost „Počet let splněné povinné školní docházky k datu zahájení vzdělávání“. V poli Hodnota vyberte „0“ a stiskněte tlačítko „Nastav“.
Poznámka: Tímto způsobem nastavíte všem prvňákům položku „Počet let splněné povinné školní docházky k datu zahájení vzdělávání“. Dále není potřeba tuto položku nijakým způsobem upravovat a přenastavovat, aplikace si vše počítá automaticky na základě probíhající vzdělávání.