Definice souhlasů

Elektronická evidence Definice souhlasů má v podstatě nahrazovat papírové vytvoření konkrétního souhlasu se zpracováním osobního údaje žáka/zákonného zástupce či zaměstnace v textové podobě, jeho vytištění a následné předání k odsouhlasení uživateli, kterému je dokument určen (viz. kapitola Přidělení souhlasu).

Na formuláři Definice souhlasů tedy zakládáme souhlasy, které požadujeme vytvořit a následně přidělit žákům/zákonným zástupcům/zaměstnancům školy. Formulář je přístupný v menu Ostatní moduly - GDPR. Přístupný je všem uživatelům s administrátorským oprávněním.

Po vstupu na tomto formulář dojde k zobrazení přehledu již vytvořených souhlasů s informacemi Název souhlasu/Popis souhlasu/Datum publikace a tlačítkem "Přidělit" prostřednictvím kterého máme možnost přidelit příslušný souhlas tomu, pro koho je určen žákům/zákonným zástupcům/zaměstnancům.

 

Obr. Formulář Definice souhlasů se seznamem evidovaných souhlasů

 

Popis údajů na formuláři

 

 

Popis tlačítek na formuláři

 

 

Příklad:  Vytvoření Definice souhlasu k osobnímu údaji žáka/studenta

Následující situace popisuje postup jak na elektronickou evidenci souhlasu ke zpracování osobního údaje Fotografie žáka/studenta prostřednictvím modulu GDPR.

1. Vytvoření nové definice souhlasu

Nejprve musíme pojmenovat nový souhlas respektive označit jej názvem a popsat k jakému účelu slouží případně zadat datum, od kterého má souhlas platit. Použijeme pro tyto účely tlačítko Vytvořit novou definici souhlasu na formuláři Definice souhlasů.

 

Obr. Založení definice souhlasu

 

2. Vytvoření nového osobního údaje v souhlasu

Ke každé definici souhlasu náleží osobní údaje, kterých se souhlas týká s uvedením účelu zpracování. Po uložení definice klikneme tedy na tlačítko Vytvořit nový osobní údaj v souhlasu. V případě, že osobní údaj typu fotografie požadujeme zpracovávat k více účelům, je zapotřebí pro každý účel vytvořit nový osobní údaj s jeho účelem zpracování, který tak má možnost zákonný zástupce/žák odsouhlasit jednotlivě. Např. jeden osobní údaj pro účel zveřejnění na webových stránkách školy a druhý pro účely zveřejnění ve školní publikaci atd.

Obr. Založení nového osobního údaje v souhlasu

 

 

Dalším příkladem je situace, kdy požadujeme odsouhlasit zveřejnění jména a příjmení, data narození, trvalého bydliště a třídy žáka za účelem pořádání celostátní soutěže v matematice. V takovém případě, budeme musit v rámci tohoto souhlasu založit všechny osobní údaje, které požadujeme odsouhlasit. Zákonný zástupce/žák má pak možnost odsouhlasit jednotlivé osobní údaje zvlášť (tj. některému osobnímu údaje souhlasi udělit a jinému naopak neudělit).

 

3. Přidělení souhlasu

Přidělení vytvořeného souhlasu na žáka/studenta je popsáno v kapitole Přidělení souhlasu.

 

Obr. Detail formuláře Definice souhlasu s nově založeným souhlasem a osobním údajem.

 

Popis tlačítek na formuláři

 

 

Popis údajů na formuláři