Jedna ze základních funkcí, které propojení se službami Microsoft Microsoft 365 umožňuje, je automatické vytváření e-mailových schránek v Microsoft 365. Pokud má škola nastaveno propojení s Microsoft 365 a zapnuté automatické vytváření e-mailových schránek, pak Škola OnLine automaticky zakládá účty jak žákům/studentům, tak např. učitelům v Microsoft 365 a přiděluje jim příslušné licence. Podmínkou založení e-mailové schránky je aktivnost příslušného uživatele a založení uživatelského jména ve Škola OnLine.
Co musíme pro automatické vytváření e-mailových schránek v Microsoft 365 nastavit?
Nejprve zvolíme formát, ve kterém budeme chtít, aby se uživatelské jméno generovalo. Přistoupíme na formulář (menu ) a v kategorii Microsoft 365 klikneme na parametr Preferovaný formát uživatelského jména. Tento parametr ovlivňuje podobu formátu vygenerovaného uživatelského jména, např. Jmeno.Prijmeni, Prijmeni.Jmeno.
Ve (menu ) založíme nového žáka/studenta a jeho přihlašovací údaje do aplikace (pozn. u učitelů pak použijeme formulář přes menu ). Po vytvoření uživatelského jména a hesla se uživatelům automaticky založí jejich školní e-mailová schránka (v podobě, kterou jsme zvolili výše jmenovaným parametrem aplikace). Ve chvíli, kdy žáka/studenta zařadíme do třídy, bude automaticky přiřazen do distribuční skupiny své třídy. Stejným způsobem funguje i přiřazení žáka/studenta do distribuční skupiny předmětů. Pokud se žák/student učí např. anglický jazyk, bude automaticky přidružen do této distribuční skupiny.